Документооборот на предприятии

1 Апреля 2007



Какое значение вы придаете документообороту на предприятии?

Документооборот предприятия отображает движение элементов материальных, финансовых, информационных потоков, а также потоков кадров, работ и директив 1.

В условиях системной организации значение документооборота трудно переоценить.

  • Во-первых, документооборот - это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;
  • Во-вторых, документооборот - это учет и контроль результатов деятельности;
  • В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;
  • В-четвертых, - это средство для управления предприятием.

Вернуться в начало


Какова роль документооборота как управленческого инструмента?

Инфраструктурой управления предприятием являются информационные коммуникации и информационные технологии. Информационные технологии включают, наряду со средствами обработки данных, показателями и формами документов - порядок движения, оформления и обработки документов. Последние позиции относятся к документообороту.

Основой для принятия решений и последующих действий по их реализации является информация. Документы - это легитимные носители информации. Документы содержат в себе информацию, побуждающую к действию, а также информацию, обеспечивающую деятельность.

Информация, документы - это ресурсы для управления и функционирования.


Вернуться в начало


Используются ли государственные делопроизводственные стандарты и методические разработки в сфере документоведения?

Крупные предприятия и корпорации стремятся организовать документооборот по образу и подобию государственных учреждений. В этом случае используются государственные стандарты и принятые методики документоведения.

Для малых и средних компаний, в силу малочисленности персонала и неглубокой специализации, технологии, культивируемые в государственных предприятиях, весьма обременительны, хотя отдельные руководители, понимающие толк в управлении, считают, что затраты на поддержание документальной бюрократии оправдывают себя. Я присоединяюсь к этому мнению. Эффективно организованный документооборот сокращает время поиска информации для выработки решений, укорачивает функциональные циклы и в итоге оборачиваемость капитала. Однако переход на новую информационную культуру требует больших усилий и затрат.


Вернуться в начало


Какую роль в оптимизации управления играет электронный документооборот?

Я не применял бы в этом случае термин оптимизация, который заимствован из математики. Оптимальный вариант - значит лучший из всех допустимых. В управлении такого не бывает, поскольку решения принимаются при недостатке информации. Это означает, что мы не можем определить, какой вариант будет действительно оптимальным.

Я бы сформулировал вопрос следующим образом: Что дает электронный документооборот для повышения эффективности управления?

С моей точки зрения электронный документооборот любого поставщика, работающего на рынке более 10 лет, повышает управляемость и прозрачность предприятия.

Электронный документооборот обеспечивает скорость движения информации, эффективный контроль, учет и доступ к документам, а также большую конфиденциальность.


Вернуться в начало


Какие критерии выбора систем электронного документооборота вы используете?

Все зависит от финансовых возможностей предприятия и способности его воспринять революционизирующую технологию, а самое главное новую организационную культуру.

Большинство отечественных малых, а тем более больших корпораций, монополий, находящихся вне конкуренции, такими качествами не обладают. Однако, руководителям и больших, и малых предприятий приходится все же принимать решений по развитию документооборота и делопроизводства.

Для малых предприятий важным является возможность постепенного, помодульного внедрения функций и рабочих станций, по мере финансовых возможностей и вживления функциональностей новой технологии. Соответственно должно быть поэтапное внедрение модулей и функции электронного документооборота. Ни в коем случае нельзя поддаваться давлению поставщика приобрести "не менее установленного числа рабочих станций и функциональных модулей".

Другими факторами являются опыт и имя поставщика на рынке программных продуктов, а также логичность меню, простота интерфейсов и доступность для понимания инструктивных материалов.

Немаловажным фактором является способность электронного документооборота интегрироваться в действующую практику управления потоками работ.

Прежде всего надо четко понимать место документооборота на карте бизнес- процессов. Без этого возможности электронного документооборота не будут использованы в полной мере.


Вернуться в начало


Должен ли документооборот на предприятии в перспективе целиком стать безбумажным?

Хотелось бы. Хотя бы в части копий документов. Думаю, что лет через 10...


Вернуться в начало


Какие типичные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?

Документооборот - сам по себе, а бизнес-процессы - сами по себе.

  1. Документооборот не достаточно интегрирован в систему управления. Это означает, что документооборот не интегрирован в систему бизнес-процессов. При этом, например, директивы сами по себе, информационные потоки сами себе. Суть в том, что каждая директива для своего воплощения требует информационного обеспечения (нормативных документов, технологических описаний и т.п., образцов документов из прошлого опыта). Документооборот, как часть информационной системы управления, например, офисом выполняет ту же функцию, что и подготовка производства на машиностроительном заводе. Документооборот обслуживает основную деятельность.
  2. Нельзя подчинять функции делопроизводства функциональным руководителям начальнику АХО, руководителю IT подразделения, директору по финансам и т.п. Делопроизводство и управление документооборотом необходимо возложить на исполнительного директора, который должен быть первым заместителем руководителя предприятия. Функция делопроизводства входит в состав информационно-обеспечивающего комплекса, который включает:
    • методологическое направление, возглавляемое квалифицированным системным аналитиком;
    • информационно-техническое обеспечение (IT);
    • координацию и регулирование движения информации, включая недокументированную (делопроизводство, архив);
    • информационное обслуживание функционирования (экспертиза, кодирование, формирование базы знания, поиск, комплектование);
    • информационную логистику (почтовые отправления, курьерские функции).
  3. Не желательно децентрализованное хранение документов (создание и ведение локальных архивов по функциональной принадлежности).
  4. Недопустимо децентрализованное управление движением документов.
  5. Отсутствие стратегии развития информационного обеспечения.
  6. Вред также наносят:
    • несопряженность баз данных;
    • отсутствие учета о состоянии и движении документов;
    • неупорядоченность форм и реквизитов документов.

Вернуться в начало



1 Директива - управленческое решение в документированной форме: приказа, распоряжения, протокола, резолюции на документе, плана, программы, графика, документированного устного распоряжения.