Организационная структура предприятия: проблемы и моделирование

• Введение
• Синтез структурообразующих факторов и элементов при формировании и коррекции организационной структуры
• Моделирование согласованности структурообразующих факторов и параметров
• Список литературы

Организованность и упорядоченность социально-экономических систем, их способность эффективно развиваться и достигать поставленных целей - признак высокой культуры и цивилизации.

Порядок и согласованность в организации наступают тогда, когда элементы и процессы находятся в отношениях, обеспечивающих устойчивое функционирование и развитие.

Задача архитектора организационной структуры (таковым является директор, президент, управляющий) найти такой уровень согласованности, который отвечает целевому критерию (функции).

Главной проблемой руководителя любой организации является овладение искусством измерения и управления согласованностью элементов организационной системы. Это значит, что все решения и действия, касающиеся финансов, производства, административного порядка, кадров, стимулирования, целеполагания и т.п. должны быть взаимообусловлены и увязаны с представлениями о целевых результатах. Понятно, что идеальной согласованности добиться невозможно хотя бы потому, что согласовывать надо, во-первых, качественные и количественные параметры, во-вторых, критерий согласованности отражает наши знания, накопленные в прошлом, и, в-третьих, согласованность - это некоторая устойчивость, а условия функционирования постоянно меняются.

В научных исследованиях и проектных работах в области организационных структур связь между элементами и подсистемами организации, если и учитывается, то явно недостаточно. Отчасти это объясняется глубокой специализацией ученых, да и самой науки, а в практике - отсутствием необходимой подготовки руководителей и сложностью и неочевидностью организационных процессов и явлений.

В практике реального управления несогласованность между элементами и вообще структурообразующими факторами бывает настолько велика, что приводит к невозможности функционирования организации. Однако истинные причины такого положения остаются не исследованными, а плохие результаты списывают на нерадивость работников. Поэтому вместо серьезной диагностики и комплексной проектной работы устраивают кадровую чехарду, что не улучшает, а подчас ухудшает и без того неблестящие показатели. И, как следствие, процесс эволюции организационных структур развивается спонтанно и непредсказуемо.

В сложившихся стереотипах и укладах административно-управленческой практики нет места специализированному подразделению или хотя бы специалисту-аналитику по организационным системам, который мог бы накапливать опыт системных исследований и информационно контролировать эволюцию организационной структуры. Отсюда фрагментарный непоследовательный поверхностный подход к регулированию организационного механизма.

Между тем условия нашей жизни непрерывно меняются и работа по внесению изменений в организационную структуру ведется практически непрерывно.

Однако практика не располагает инструментом, позволяющим оценить соответствие организационной структуры и характеристик ее элементов целевым ориентирам организации.

В настоящей статье предложено решение этой проблемы на основании синтеза системно-целевого подхода, экономико-математической модели и технологии функционирования. Основой такого синтеза является объединение характеристик входящего потока заказов, технологии функционирования, разнокачественных свойств функционирующих элементов, экономических и технико-технологических условий, а также принятого целевого критерия. Ниже приводится изложение этого подхода.

Описанный в данной статье подход использован для формирования организационно производственной структуры на одной из крупнейших в мире станций технического обслуживания автомобилей.

Вернуться в начало

Предположим, что организация осуществляет производственный цикл по выполнению (обслуживанию) заказов.

Организация состоит из функциональных блоков, выполняющих специализированные организационные процедуры (далее процедуры).

Каждому заказу соответствует своя траектория движения по функциональным блокам.

Содержанием процедур являются и производственные, и информационные операции.

Процедуры выполняются работниками на рабочих местах. Функциональный блок включает в себя совокупность рабочих мест, выполняющих однородные процедуры.

Функциональные блоки могут быть как специализированными, так и универсальными относительно видов заказов (работ). Так, например, процедура оформления заказов, может иметь одно и то же содержание для заказов разного вида и осуществляться в одном функциональном блоке.

В связи с этим количество рабочих мест в функциональных блоках зависит не только от интенсивности потока заказов и производительности рабочих мест, но и от самой структуры заказов.

Каждое рабочее место включает в себя набор разнородных структурообразующих свойств. Эти свойства вытекают из того, что рабочее место принадлежит соответствующему технологическому элементу - функциональному блоку - и на нем выполняется специфическая технологическая процедура. Рабочее место оснащено технологическим оборудованием, которому свойственны пропускная способность (производительность), потребление ресурсов, "отказы" оборудования. Кроме того, рабочее место обслуживается одним или несколькими работниками, образующими фундамент административной структуры.

На рабочем месте вырабатывается часть материального и информационного продукта, тем самым вносится вклад в доход организации, а также производится большая часть прямых и косвенных затрат.

Таким образом, к структурообразующим факторам мы относим:

1. Технологию функционирования, которая в значительной мере обусловленная техническими средствами для технологии производства и производства информации, а также правовыми и методическими аспектами функционирования;
2. Рабочие места;
3. Структуру потока заказов, влияющая на распределение и интенсивность потоков между подразделениями и рабочими местами;
4. Разнообразные действующие экономические условия и нормативы, определяющие структуру затрат на содержание подразделений и рабочих мест, обслуживающих данную структуру потока заказов.

В общем случае задача архитектора организационной структуры заключается в определении оптимальной (рациональной)технологии функционирования (бизнес-процессов)и расчете количества рабочих мест в функциональных блоках (для выбранной технологии) таким образом, чтобы при независимых эндогенных характеристиках структурообразующих факторах (п.п.3 и 4) значение целевого критерия было бы приемлемо для лица принимающего решения (ЛПР). Этим самым мы согласуем потребность в операциях (другими словами - трудоемкость работ) соответственно потоку заказов фонду трудоемкости (производственным возможностям - оборудования, методикам ведения работ, возможностям и способностям работников, их численности) в рамках сформулированных цели и ограничений. И только после этого можно формировать функциональные подсистемы и административную структуру, их количественные и качественные параметры. В противном случае организационную структуру нельзя считать целеориентированной и, ее структурообразующие факторы согласованными между собой и целями организации.

Это объясняется тем, что рабочие места, обладают уникальными генетически связанными с организационной структурой параметрами, вытекающими из технологических особенностей данной организации и предопределяющими оргструктурные характеристики. Эти параметры группируются следующим образом: 

Найденное количество рабочих мест для каждого функционального блока позволит путем несложного пересчета определить множество показателей (структурообразующих факторов) и итоговые экономические результаты - прибыль и рентабельность. Подсистемы оперативного управления, стимулирования, управления кадрами, социального развития формируются на основании эвристических методов, с учетом принятых в компании норм управляемости и загруженности персонала.

При расчете необходимого числа рабочих мест должны учитываться внешние, экзогенные, параметры и прежде всего цены на продукцию, сырье и материалы, налоговые ставки и льготы, ставки процента за кредит, стоимость рабочей силы на рынке труда и т.п., поскольку от них будет зависеть регулирование входящего потока заказов и, следовательно, производственные пропорции, а на основе их - и другие оргструктурные подсистемы.

Со временем множество внешних и внутренних условий работы организации изменятся. Потребуется вводить коррективы, чтобы адаптировать систему к новым условиям, чтобы поддерживать результаты в соответствии с выбранным критерием. Для решения задачи адаптации организационной структуры к изменениям множества внутренних и внешних условий разнонаправленного действия разработана оптимизационная модель. Модель позволяет решить эту задачу более эффективно, чем это делается в современной практике, при условии, однако, достоверности исходных данных, вводимых в модель. Кроме того, модель может быть использована для решения задач планирования и прогнозирования, определения резервов, оценки альтернативных вариантов нововведений и стратегий развития.

Вернуться в начало

В качестве примера целевой функции в модели используется величина чистой приведенной стоимости предприятия (отражающая операционные, инвестиционные и финансовые денежные потоки) - Net Present Value (NPV): 

(1)

Где:

• y(j, t) - объем реализованной продукции j-го вида в период времени t=1,...,T в натуральных показателях;
• s(j, t) - цена реализации единицы продукции j-го вида (например, оптовая цена производства);
• x(i, j, t) - количество рабочих мест на участках i-го типа при производстве заказов на продукцию j-го вида в период времени t;
• R(i, j, t) - суммарные текущие издержки при производстве продукции j-го вида на i-ом рабочем месте в период времени t: 
  
  R(i, j, t) = r1(i, j, t) + r2(i, j, t) + ... + rn(i, j, t)(2) 
  
  где r1, r2, ..., rn - элементы текущих затрат: материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизация основных фондов, прочие затраты на i-ом рабочем месте;
• N(j, t) - текущие затраты на производство продукции j-го вида в период времени t, но не относимые ни на одно i-ое рабочее место;
• M(t) - суммарные общие текущие затраты общепроизводственного характера. Например, текущие затраты, связанные с содержанием и эксплуатацией фондов природоохранного назначения; затраты, связанные с управлением производством; амортизация зданий, сооружений; общие затраты на отопление, освещение и т.п.
• H(t) - суммарные налоги в период времени t;
• A(t) - амортизационные отчисления на обновление всех видов основных фондов предприятия: 
  
  (3)
• K(t) - единовременные затраты в период времени t;
• ?(t) - коэффициент приведения разновременных затрат и результатов: 
  
  (4) 
  где ? - норма дисконта.

Для каждого i-го рабочего места по каждому j-му виду продукции в каждом периоде t учитываются суммарные текущие издержки R, складывающиеся из следующих элементов:

• r1 - стоимость приобретаемых со стороны сырья и материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции и образующих ее основу, а также комплектующих и полуфабрикатов;
• r2 - стоимость покупных материалов, используемых в процессе производства продукции для обеспечения нормального технологического процесса (например, запчастей для ремонта оборудования, инструментов, спецодежды и т. п.);
• r3 - выплаты заработной платы работникам данного поста за выполненную работу. В каждом конкретном случае эти выплаты исчисляются исходя из сдельных расценок, тарифных ставок и должностных окладов в соответствии с принятыми на данном предприятии формой и системой оплаты труда;
• r4 - премии, надбавки и другие выплаты (или стоимость выдаваемых продуктов, предметов и т.п.) стимулирующего и компенсирующего характера работникам данного поста;
• r5 - сумма обязательных отчислений по установленным законодательством нормам на социальное страхование, в Пенсионный фонд, в фонд занятости, на медицинское страхование от затрат на оплату труда (r3 + r4);
• r6 - стоимости покупной энергии всех видов, если эти затраты можно отнести на конкретный вид продукции j;
• r7 - прочие текущие затраты (например, платежи по обязательному страхованию отдельных категорий работников и др.).

При расчете денежных потоков (для временных периодов больше месяца) элементы r1, r2, а также некоторые др. виды r8 учитываются с ?(t).

Текущие затраты (N) на производство продукции j-го вида, не относимые ни на одно i-ое рабочее место, в каждом периоде времени t складываются из:

• n1 - стоимости работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними предприятиями. К таким работам и услугам производственного характера, например, относятся: выполнение отдельных операций по изготовлению продукции, обработке сырья и материалов, проведение испытаний и т.п.
• n2 - суммы заработной платы, премий, надбавок и пр., начисленной работникам данного предприятия, либо лицам, привлеченным со стороны, занятым на производстве продукции j-го вида, но не относящимся к какому-либо конкретному рабочему месту;
• n3 - суммы обязательных отчислений по установленным законодательством нормам на социальное страхование и т.п. от затрат на оплату труда (n2);
• n4 - сумма амортизационных отчислений на полное восстановление основных производственных фондов, используемых при производстве j-ой продукции;
• n5 - прочие.

При расчете денежных потоков (для временных периодов больше месяца) элементы n1, а также некоторые др. затраты учитываются с ?(t)

Суммарные общие текущие затраты общепроизводственного характера (М) в каждом периоде времени t складываются из:

• m1 - материальных затрат на содержание и проведение ремонтов всех видов (текущих, средних, капитальных) основных производственных фондов общепроизводственного назначения;
• m2 - стоимости приобретаемого со стороны топлива всех видов, расходуемого на технологические цели, выработку всех видов энергии, отопление зданий и т.п. в том случае, если эти затраты нельзя отнести к какому либо конкретному виду вырабатываемой продукции;
• m3 - стоимости покупной энергии всех видов, расходуемой на технологические, энергетические и др. хозяйственные нужды предприятия. Также, если эти затраты не относятся на конкретный вид продукции;
• m4 - выплаты заработной платы, премии, надбавки и пр. работникам подразделений общепроизводственного характера;
• m5 - сумма обязательных отчислений по установленным законодательством нормам на социальное страхование и т.п. от затрат на оплату труда (m4);
• m6 - сумма амортизационных отчислений на полное восстановление основных производственных фондов общепроизводственного назначения;
• m7 - арендная плата;
• m8 - накладные расходы;
• m9 - прочие затраты (например, платежи по обязательному страхованию имущества, представительские расходы, расходы на рекламу и др.).

При расчете денежных потоков ( для временных периодов больше месяца) элементы m1, m2, m8, m9 учитываются с ?(t).

К параметру H(t) относятся налоги, сборы, отчисления в специальные внебюджетные фонды, платежи за превышение предельно допустимых выбросов загрязняющих веществ, платежи по кредитам и т.п., производимые в конкретном периоде времени t.

В состав единовременных затрат - K(t) в каждом периоде времени t включаются капитальные вложения в основные фонды и в прирост оборотных фондов, а также другие затраты единовременного характера: затраты на НИОКР, освоение производства и доработку опытных образцов продукции, по подготовке и переподготовке кадров и т.п.

В качестве ограничений в модели используются следующие (обозначения параметров приведены ниже):

• Условие не превышения потребного фонда трудоемкости над располагаемым: 
  
  
  
• Ограничение на общую занимаемую площадь: 
  
  
  
• Ограничение площади i-ого участка: 
  
  
  
• Ограничение на общую численность персонала: 
  
  рабочих: Lg(J, I, t) <= Qg(J, I, t) / Фg(I, t);
  ИТР: Le(J, I, t) <= Qe(J, I, t) / Фe(I, t) 
  
  
• Ограничение на количество рабочих мест: x(i) <= xо(i);
• Ограничение на число заказов j-го вида: y(j) <= yо(i);
• Условие не отрицательности переменных: 
  
  x(i) >= 0;
  y(j) >= 0

В практических расчетах используются и другие ограничения применительно к конкретным условиям (по средней заработной плате, финансовым ресурсам и др.).

Принятые обозначения, используемые для ограничений модели и расчетов организационно-экономических показателей системы:

• Количество продукции j-го вида - у(j);
• Доля продукции j-го вида в общем объеме - w(j);
• Число рабочих мест i-го вида - x(i);
• Число работников на i-ом рабочем месте - l(i), l(i) >= 0;
• Число рабочих на i-ом рабочем месте - g(i);
• Число ИТР на i-ом рабочем месте - e(i);
• Занимаемая площадь - f(i);
• Прямые затраты - r(i, j);
• Фонд трудоемкости - ф(i);
• Нормативная трудоемкость исполнения j-го заказа на i-ом рабочем месте ИТР и рабочими вместе - T(i, j);
• Нормативная трудоемкость процедур, выполняемых рабочими на i-ом рабочем месте - Tg(i, j);
• Нормативная трудоемкость процедур, выполняемых ИТР на i-ом рабочем месте - Te(i, j);
• Продолжительность рабочей смены - p(i);
• Коэффициент сменности - h(i);
• Коэффициент недоиспользования рабочего времени - k(i);
• Количество рабочих дней в прогнозном периоде - d(t);
• Нормы численности руководителей 1-го уровня - м;
• 2-го уровня - мс;
• 3-го уровня - у;
• 4-го уровня - з;
• Относительная численность специалистов - q(?), где ? - вид функциональной деятельности (?= 1, ... ,?).

Кроме того, существуют параметры, относимые к административной системе предприятия, которые, однако, через затраты связываются с другими экономическими и технологическими параметрами.

Рабочие места (как правило руководителей, работников функциональных подразделений), которые не участвуют в основном производстве, но обеспечивают некоторые условия функционирования: общее руководство, безопасность, охрану, социальное развитие и т.д. (их численность подлежит расчету на основе сложившихся на предприятии условий или нормативов, а затраты на их содержание учитываются параметром M (см. пояснение к формуле 1):

• Нм - численность мастеров;
• Но - численность старших мастеров;
• Ну - численность персонала линейных руководителей 3 уровня;
• Нз - численность персонала линейных руководителей 4 уровня.

На основе приведенных данных (параметров и ограничений) формируется модель линейного программирования (типа оптимизации производственных мощностей), неизвестными в которой являются количество рабочих мест x(i) и число обслуживаемых заказов y(j). На основании полученных оптимальных значений искомых рассчитываются производные организационно-экономические показатели и характеристики.

Представленные ниже формулы используются также для расчета коэффициентов при неизвестных в функционале и ограничениях модели.

Фонд трудоемкости в соответствии с численностью работников, продолжительностью рабочего дня и количеством смен по всем участкам I для ИТР и рабочих: 

Общий потребный фонд трудоемкости по всем видам - J продукции фиксированного объема, всем участкам -I, в период времени t для рабочих и ИТР - далее для краткости будем писать: по переменным j,I,t: 

Объем продукции в натуральном выражении по переменным j,I,t: 

Количество рабочих мест на i-ом участке для выполнения процедур по переменным j,I,t: 
x(i, t) = [Qg(J, i, t) + Qe(J, i, t)] / Ф(I, t) / x(i, t)

Численность мастеров: 
Нм = м(i) Lg(J, I, t);

Численность старших мастеров: 
Но = мс Lg(J, I, t);

Численность персонала линейных руководителей: 
Н(m) = (мс+у+з) (Lg(J, I, t) + Le(J, I, t));

Численность персонала функциональных подразделений: 

 
где q - норматив численности специалистов в функциональных подразделениях, ? = 1, ... ,?) - число функциональных подразделений.

Общая численность работников предприятия: 
L = L(J, I, t) + C(Q) + Н(m)

Расчет производственных площадей для размещения производственных мощностей, обеспечивающих выполнение производственной программы:

• Площадь i-ого участка: 
  
  
  
• Суммарная площадь всех участков I: 
  
  
  

Суммарные текущие издержки R:

• по всем видам продукции J на всех участках I: 
  
  
  
• по переменным j,I,t: 
  
  
  

Выручка от реализации продукции:

• по j-му виду продукции: 
  D(j, t) = y(j, t) s(j, t)
• по всем видам продукции J -в период t: 
  
  
  

Приведенная модель предназначена для проведения количественной оценки внутрифирменной эффективности при любых изменениях условий, отраженных представленными параметрами модели.

Основным измерителем (характеристикой) внутрифирменной эффективности является прирост величины чистой текущей стоимости предприятия в результате предполагаемых внешних и/или внутренних изменений по сравнению с базовым (до внедрения нововведения) вариантом.

Это не исключает возможности использования для оценки внутрифирменной эффективности других (дополнительных) показателей: например, таких, как:

• Внутренняя норма доходности, характеризующая рентабельность инвестиций;
• Срок окупаемости капвложений, представляющий собой промежуток времени, необходимый для возврата вложений на адаптацию к изменениям и/или нововведениям.

Оценка экономической эффективности, получаемая в результате реализации данного алгоритма, является внутрифирменной, то есть отражает эффективность нововведений (изменений) с позиций данного конкретного предприятия.

Использование экономико-математического моделирования позволяет учесть множество факторов, определяемых как особенностями предприятия, так и его отраслевой принадлежностью, а также экономической конъюнктурой и законодательством в области финансов и налогообложения. Следовательно, данный алгоритм является универсальным (в отличие от отраслевых) инструментом.

Оценке подлежат изменения, связанные с созданием и использованием новых технологий, реконструкцией или модернизацией существующих средств и орудий труда (машин, оборудования, зданий, сооружений, передаточных устройств, информационной техники), предметов труда (сырья, материалов, топлива, энергии), а также внедрением организационных нововведений ( административной структуры информационных технологий. методик ведения работ, бизнес-процессов).

Общий порядок в оценке эффективности сводится к следующему:

• Отбираются варианты потенциально возможных изменений (нововведений);
• Рассчитывается величина чистой текущей стоимости предприятия по базовому варианту (до внедрения нововведений);
• Рассчитывается величина чистой текущей стоимости с учетом внедрения нововведения (по каждому варианту из числа возможных);
• По каждому варианту определяется прирост величины чистой текущей стоимости предприятия (как разница между величинами ЧТС предприятия после и до внедрения нововведения);
• Допустимыми с экономической точки зрения признаются варианты нововведений с положительной величиной прироста чистой текущей стоимости по сравнению с базовым вариантом;
• Лучшим признается вариант с максимальной величиной прироста чистой текущей стоимости предприятия;
• В случае равенства величин такого прироста у двух и более вариантов нововведений лучшим признается вариант с наибольшим значением внутренней нормы доходности, или с наименьшим сроком окупаемости капвложений.

Для каждого решения определяются новые оптимальные оргструктурные пропорции, отражающие структуру производственных мощностей, выпускаемой продукции, состава и численности работников в функциональных блоках и обслуживающих подразделениях (включая административное управление).

Таким образом, определяемая производственная и административная структура приводится в соответствие целевым экономическим результатам.

Вернуться в начало

1. Джонсон Р., Каст Ф. Системы и руководство (теория систем и руководство системами) 2 изд. Дополненное М. Сов.радио 1971г. 648с.
2. Мильнер Б.З., Евенко Л.И., Раппопорт В.С. Системный подход и организация управления М.: Экономика 1983 гг. 224 с.
3. Овсиевич Б.Л. Модели формирования организационных структур. Л:- Наука 1979, - 159 с.
4. Васильев Ф.П., Иваницкий А.Ю. Линейное программирование Тв.пер. 1998. 176 с.
5. Бармаков Б.П., Бланш Т.М. и др. Проблемы организационно-экономического механизма научно-технической деятельности. М: ВНИИЭПРАНТ, г. Москва 1996, -146 с.
6. Бармаков Б.П. Решения для предприятий и корпораций. Мир системной интеграции. N9 1998 г.
7. Бармаков Б.П. Современные проблемы организационного управления и качества результатов деятельности предприятий. Качество: теория и практика. Академия проблем качества. №3-4, 2001 г.

Бармаков Б.П., к.э.н.; Изосимов В.Ю.