Организация единого казначейства

Организация службы единого казначейства – актуальная задача для крупных холдинговых компаний, групп компаний. Задачи, стоящие перед финансовым руководством таких компаний в сфере управления денежными ресурсами, масштабны и чрезвычайно критичны в плане влияния на обеспечение деятельности оборотными средствами. В компании или группе компаний с разветвленной территориально структурой, с диверсифицированным капиталом, решение задач эффективного управления оборотными средствами, минимизации финансовых рисков, обеспечения контроля исполнения финансовых процедур на всех уровнях исполнения, выходят за рамки тривиальных и требуют централизации функций.

Единое казначейство – служба, организуемая на уровне управляющей компании холдинга, группы. Фактически, это единый центр – организующий, контролирующий, анализирующий протекание финансовых процессов во всех компаниях, подразделениях группы.

Организация единого казначейства в холдинговой компании решает, прежде всего, проблему отсутствия единых для всех подразделений, компаний группы политики, методов, процедур и приемов в области управления финансовыми ресурсами. Кроме того, эффективно функционирующее единое казначейство поможет решить массу других проблем:

• Размытость ответственности за исполнение и результативность бизнес-процессов финансового сектора компании;
• Дублирование разными подразделениями и ответственными лицами функций в процессе исполнения своих обязанностей в сфере управления финансами;
• Недостаточная оперативность при сборе плановой, учетной и отчетной информации, необходимой для принятия решений в сфере управления финансами компании;
• Необоснованные издержки компании на банковское обслуживание, сопровождение кредитов, рост долговой нагрузки, недополученные доходы от размещения временно свободных денежных средств;
• Невозможность проведения мероприятий оперативного контроля исполнения финансовых процедур;
• Неэффективное управление финансовыми рисками.

Перечень функций, возлагаемых на службу единого казначейства холдинговой компании, в общем виде, выглядит следующим образом:

• Организация и контроль движения денежных средств в компаниях группы;
• Обеспечение исполнения показателей Бюджета движения денежных средств компании всеми подразделениями;
• Определение и контроль исполнения мероприятий в области обеспечения деятельности компании денежными средствами;
• Определение и контроль исполнения кредитной политики, минимизация долговой нагрузки и расходов на обслуживание кредитов;
• Оптимизация количества банков-партнеров и обеспечение оптимальных условий обслуживания, минимизация расходов на банковское обслуживание;
• Организация и контроль процесса размещения свободных денежных средств, максимизация доходов компании от размещения денежных средств;
• Определение инструментов и организация процессов внутрифирменного (внутригруппового) финансирования;
• Организация и контроль процессов по минимизации финансовых рисков;
• Исполнение функций службы внутреннего контроля в сфере финансовых процессов компании;
• Консолидация учетной и отчетной информации управления финансовыми ресурсами по холдингу или группе компаний в целом.

В настоящий момент важность и актуальность организации службы единого казначейства в холдинговых компаниях признана и на государственном уровне. В 2014 году Правительство РФ выпустило Директиву (от 08.08.2014 № 5110-П13) о создании единых казначейств в Обществах с участием государственного капитала, их дочерних и зависимых организациях. В Директиве определены основные функции и этапы внедрения службы единого казначейства в Обществах.

Компании, не входящие в перечень организаций с участием государственного капитала, самостоятельно определяют для себя функции, структуру и порядок организации службы единого казначейства.

На основании опыта участия консультантов ФинЭкспертизы в проектах внедрения службы единого казначейства, мы выделили следующие основные этапы организации единого казначейства:

1. Анализ действующей в компании системы управления финансовыми ресурсами

Так как в компании, на момент проектирования службы единого казначейства, как правило, уже существует и действует система управления финансовыми ресурсами, рабочая группа проекта внедрения службы единого казначейства должна предварительно провести анализ эффективности действующей системы управления финансами, а именно:

• анализ действующих внутренних нормативно-правовых документов, регулирующих организацию и контроль системы управления финансовыми ресурсами;
• описание и анализ эффективности действующих в компании бизнес-процессов в сфере управления финансовыми ресурсами, действующих механизмов контроля;
• выявление и инвентаризация «слабых мест» действующей системы управления финансовыми ресурсами.

Анализ действующей системы управления финансами должен проводиться как на уровне управляющей компании, так и в дочерних и зависимых организациях.

Результаты проведённого анализа эффективности действующей системы управления финансами, во многом, помогут определить перечень конкретных мероприятий по организации службы единого казначейства.

2. Определение перечня функций и задач единого казначейства

В соответствии со спецификой деятельности конкретной компании (группы компаний) общий перечень функций службы единого казначейства может быть дополнен более специфическими процессами - контроль исполнения финансовой дисциплины по государственным заказам, включая обеспечение процедур проектного финансирования; исполнение процедур валютного контроля; обеспечение и контроль процедур проектного финансирования в рамках корпоративной инвестиционной программы и другие.

3. Определение структуры службы единого казначейства

Степень значимости отдельных функций, а следовательно – степень вовлечения трудовых и временных ресурсов единого казначейства в реализацию своих функций, зависит от конкретных особенностей организации бизнес-процессов компании. Окончательно определенный перечень функций службы единого казначейства, а также определение степени значимости и трудоемкости каждой функции, позволят определить внутреннюю структуру и потребность в трудовых и технических ресурсах организуемой службы единого казначейства.

4. Разработка и внедрение нормативно-правовой и регламентирующей базы, регулирующей деятельность компании в сфере ответственности единого казначейства

Эффективность исполнения функций единого казначейства невозможно обеспечить без четкого понимания на всех уровнях компании общих «правил игры» в рамках организации финансовых процессов. В действующих в компании документах нормативно-правовой и регламентирующей базы и определяются такие «правила игры», а именно:

• Внутрифирменные стандарты в области финансовой политики в целом, и в отдельности по каждому направлению – управлению ликвидностью, контролю движения денежных средств, управлению кредитными ресурсами, размещению свободных денежных средств, управлению рисками и проч.
• Определяются в финансовой политике, казначейской политике, кредитной политике, политике управления финансовыми рисками.
• Применяемые подходы, методики, алгоритмы осуществления финансовых процессов. Примерами таких документов могут служить:
  • Методика расчета кредитных ковенантов и прочих показателей управления заемными средствами;
  • Методика расчета индикаторов показателей эффективности дочерних и зависимых обществ;
  • Методика расчета показателей эффективности размещения денежных средств;
  • Методика расчета показателей оценки финансовых рисков;
  • Методы идентификации финансовых рисков;
  • Алгоритм сбора фактических данных для формирования отчета об исполнении Бюджета движения денежных средств.
• Перечень прав и обязанностей участников финансовых процессов, четкого персонального распределения функций и ответственности. Прежде всего, это Положение о едином казначействе, которое обязательно должно содержать в себе следующие разделы:
  • функции и задачи единого казначейства;
  • права и обязанности единого казначейства;
  • структура единого казначейства;
  • порядок взаимодействия единого казначейства с подразделениями компании;
  • порядок взаимодействия единого казначейства с внешними организациями.
  Положение о едином казначействе является основой для формирования регламентов осуществления процессов единого казначейства, штатного расписания и должностных инструкций сотрудников единого казначейства.
• Порядок и принципы взаимодействия участников финансовых процессов между собой и с единым казначейством, которые определяются в регламентирующих документах компании. В перечень регламентирующих документов входят регламенты документооборота и регламенты процессов, относящихся к сфере управления финансовыми ресурсами. Основные задачи регламентирующих нормативных документов – четкое разграничение ответственности за выполнение всех процессов, и обеспечение своевременного выполнения необходимых процедур.
• Наличие понятных исчерпывающих инструкций по технической организации процессов.
• Наличие альбомов унифицированных форм первичной и отчетной документации, а также инструкций по их заполнению и согласованию.

5. Определение и организация инфраструктуры функционирования процессов единого казначейства

Учитывая масштабность финансовых процессов крупных холдинговых компаний, разветвленность их организационной структуры и, зачастую, значительную территориальную распределенность подразделений, вопрос технического обеспечения функционирования единого казначейства может иметь одно из решающих значений. Речь, прежде всего, об автоматизированной системе единого казначейства, которая должна обеспечивать:

• Своевременную передачу и обработку больших массивов данных в оперативные сроки с учетом территориальной удаленности участников процессов;
• Доступ в систему требуемого количества пользователей;
• Функциональность системы, достаточную для реализации необходимых методологических процедур, а также удобный интерфейс;
• Требуемый уровень защиты данных;
• Возможность синхронизации (как минимум – сопоставимости данных) с прочими информационными системами компании – системами бюджетного управления, бухгалтерского учета, учета договоров, электронного документооборота и проч.

Благодаря опыту реализации внедрения службы единого казначейства консультанты ФинЭкспертизы помогают компаниям эффективно управлять денежными ресурсами, предлагая следующие услуги:

• Разработка общеказначейских регламентирующих документов;
• Разработка документации по прогнозированию ликвидности и осуществлению платежей;
• Разработка методики и регламента по управлению финансовыми рисками;
• Разработка регламента по взаимодействию с банками и размещению временно-свободных денежных средств.

Для более подробного обсуждения вопросов, пожалуйста, обращайтесь к специалисту

Елена Башкирова
Начальник отдела продаж
Tel/Fax: +7 (495) 775-22-00, ext. 251
Mob: +7 (916) 339-66-47
E-mail: bashkirova@finexpertiza.ru