Терминология управления

Анализ отечественных и зарубежных источников в области организации и управления применительно к социально-экономическим системам показывает, что одноименные термины и понятия наполняются различным содержанием, что не способствует однозначному толкованию и пониманию излагаемого материала.

Для достижения непротиворечивости и логической связанности формулируемых понятий в настоящей статье используется методология системного подхода. Системный подход способствует, главным образом, выработке объективного мышления о механизмах и структуре современного предприятия.

Системный подход - это способ упорядочения элементов и явлений для углубленного их познания.

В качестве основных терминообразующих понятий рассмотрим три фундаментальных общеупотребительных термина, значения которых у разных авторов совпадают или близки. Это - "структура", "система" и "организация".

Структура, согласно БСЭ - внутреннее строение, устройство совокупность устойчивых связей объекта, обеспечивающих его целостность и тождественность самому себе, сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Первый шаг к познанию предметов и явлений - это их структурный анализ или структуризация. Мы находим различия и сходства в элементах и процессах исследуемого объекта и группируем их по существенным (с точки зрения задач структуризации) признакам. Таким образом, посредством структуризации мы познаем и фиксируем наши знания об изучаемом объекте.

Невозможно, например, что-либо сказать об организации, а тем более согласовать совместные действия работников, если нет общего для всех отображения и понимания - что есть организация.

Составить структуру (получить знания) об изучаемом объекте можно только в том случае, если части этого объекта проявляют устойчивость (воспроизводимость) свойств и характеристик.

Следовательно, с помощью структуры мы отображаем наши знания о предмете, выделяя сначала наиболее существенные свойства и характеристики, затем детализируя и уточняя их. Структурируя, мы углубляем наши знания. Однако с течением времени свойства объекта меняются, и то, что было истинно в предыдущий отрезок времени, стало ложным в следующий. Но если мы, составив первоначальную структуру, прекратили дальнейшие наблюдения за объектом, а полученные ранее знания продолжаем использовать для суждений и решений, то, очевидно, риск заблуждений будет увеличиваться.

Представим себе, что новый руководитель готовится занять высокую должность в компании. Президент предоставил кандидату время для ознакомления с ее работой, чтобы тот через некоторое время приступил к исполнению своих обязанностей. С этой целью ему предложено подготовить структуру организации. Молодой руководитель понимает, что должность предоставлена авансом, и ее надо оправдывать, поэтому хочет быстрее разобраться в делах организации. Посещая правление и знакомясь с работой специалистов, он видит несколько групп, занимающихся разными специфическими задачами. На основании этого он группирует отделы по признаку близости решаемых задач и, таким образом, формирует стрктуру.

Проходит неделя, и на правлении выясняется, что одна из задач получила новое развитие и к ней подключили часть работников других направлений. Одновременно возникли новые задачи, а часть старых утратила свою актуальность. Между тем структура, разработанная молодым руководителем, передана руководству, но ее обсуждение несколько раз откладывалось. За это время как раз и произошли изменения в решаемых задачах. Понятно, что при рассмотрении предложенной структуры на очередном заседании правления, молодой руководитель потерпел бы провал.

Понятно, что структуризацией объекта мы создаем "фотографию", временной срез организации. Смена текущих обстоятельств меняет свойства и характеристики нашего объекта, что делает наши предыдущие рассуждения о его структуре мало пригодными для использования в следующий период времени.

Теперь вернемся к понятию "структура". Структура только тогда объективна, когда отображаемые ей группировки устойчивы. В том случае, когда изучаемый объект изменчив, необходимо придумать модель изменяющейся структуры. Эта модель называется "система".

Система - множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство [3,366].

Наглядным примером системы может служить парусное судно, на котором команда во главе с капитаном слаженно работает, преодолевая непредсказуемое воздействие ветра и течений, управляя парусами и рулями, поддерживает неизменный курс. Для поддержания курса и скорости движения и достижения пункта назначения в установленные сроки все члены команды должны профессионально исполнять свои обязанности: штурман определять курс, механик - работоспособность механизмов, боцман обеспечивать поддержание в порядке хозяйственного инвентаря, мичман следить за слаженной работой матросов, капитан обеспечивать координацию действий всей команды согласно морской науке и уставам флота.

Структурное и системное представление объекта имеют как сходства, так и существенные отличия:

• И структурное, и системное отображение строятся на пересекающемся множестве элементов и в значительной мере повторяют друг друга или даже совпадают;
• Структура отображает статику, система - и статику, и динамику [4,62];
• Структура формируется по уже сложившимся признакам, которые очевидны исследователю. Система же конструируется только по тем признакам, которые присущи ее целям и логике функционирования. Система использует принцип обратной связи - реакция на изменяющуюся действительность, которая предусматривает коррекцию структуры и системы (адаптацию), то есть, самосовершенствование.
• Структурное отображение не охватывает все связи элементов друг с другом (структура городского хозяйства, например, включает в объекты и медицинского, и дорожного обслуживания). Структура обычно отображается иерархической двумерной схемой. Системное отображение охватывает элементы и все их целевые функциональные связи в едином процессе функционирования.
• Важным свойством системы является синергизм - способность элементов системы достигать большего эффекта при совместном действии, чем сумма эффектов каждого элемента при действиях независимо друг от друга. Примером может служить результаты работы правой и левой руки порознь и вместе за одно и тоже время. Сумма выполненного объема правой и левой порознь будет меньше объема выполненного двумя руками. Разница соответствует эффекту синергизма.
• Структура и система - это способы отображения реальности, которые эту реальность никогда не исчерпывают в силу ограниченности наших знаний о ней, а потому не являются ее точной моделью. Точность отображения необходимо поддерживать, совершенствованием методов наблюдения и изучения изучаемого объекта.

Понятия "структура" и "система" будем использовать при формулировании и исследовании понятия "организация".

Организация. В литературе и в разговорной речи термин "организация" используется в различных смысловых значениях, что затрудняет взаимопонимание, как теоретиков, так и практиков.

Наиболее употребительными являются три значения:

• Организация как процесс, как функция по согласованию, координации, регулированию поведения людей, объединенных для выполнения определенной задачи или достижения единой цели. Организовать - значит либо создать организацию, объединение людей, либо улучшить состояние (показатели степени достижения цели) ее функционирования.
• как объект, как форма общественной деятельности: предприятия, учреждения, офисы, клубы по интересам, профсоюзы, партии и т.п.
• Организация как состояние, как уровень согласованности функционирования. В этом случае имеется в виду упорядоченность, деятельности. Будем называть это организованностью.

В контексте наших рассуждений будут использоваться все три значения, но основным понятием, которое мы исследуем в данной статье, является организация как социально-экономическая система (фирма, предприятие).

В некотором смысле предприятие и организация синонимы. Однако каждое предприятие имеет свою специфику, мы же изучаем нечто общее для них для всех - то, что будем называть организацией и ее структурой. Одна из трудностей понятия "организация" состоит в том, что ее организованность не представляет собой конкретной материальной сущности, хотя обладает рядом свойств как материальных, так и абстрактных.

Организованность - это система средств и методов, с помощью которых большое число занятых сложными задачами людей, (настолько большое, что исключается возможность личных контактов каждого лица с каждым) связывает себя с каждым другим лицом в процессе сознательного систематического установления и последующего достижения взаимно согласованных целей [4,78]. Уровень организованности фактически отражается и на условиях, и на результатах деятельности.

Проблемы организации вытекают, во-первых, из сложности ее строения. Установлено, что количество возможных связей между членами организации возрастает пропорционально квадрату ее численности. Во-вторых, абстрактность самого понятия "организованность" способствует различной его интерпретации членами организации. Это с одной стороны порождает трудности взаимодействия, а с другой стороны, содержит в себе потенциал развития, который реализуется в результате преодоления противоречий, вызванных различием толкований устройства организации.

Организация как социально-экономическая система. Обзор и общепринятое научное толкование термина организация приводится в работе [5,185], где она рассматривается как комплекс взаимосвязанных элементов, к которым относят: во- первых, цель, задачи; во-вторых, разработку системы мероприятий для разделения задач на отдельные виды работ, которые могут быть поручены членам организации для реализации цели; в-третьих, интеграцию отдельных работ в соответствующих подразделениях, которые могли бы их координировать различными средствами, включая сюда формальную иерархическую структуру; в-четвертых, мотивацию, взаимодействие, поведение; в-пятых, принятие решений, коммуникации, информационные потоки, контроль, поощрение; в-шестых, единую организационную систему, которая понимается как согласованность между указанными элементами организации.

Согласно приведенному определению, понятие "организация" является расширительным толкованием термина "система" применительно к социально-экономическим объектам (объединения людей, взаимодействующих в экономической среде).

Понятия "структура", "система", "организация" являются средствами отображения объектов, инструментами исследования и управления ими.

Организация, как предприятие, есть объективное материальное явление. Структура и система организации - понятия идеальные, отображающие представление субъекта для лучшего понимания и управления отношениями между элементами организации для реализации поставленных целей.

Эти понятия отражают приблизительные знания человека об организации. Если мы хотим поддерживать эти знания на высоком уровне объективности, то должны постоянно следить за внешними и внутренними факторами, меняющими свойства и отношения элементов организации, чтобы, понимая закономерности этих изменений, адекватно оценивать объект нашего наблюдения (организацию) и привести в соответствие наши действия к ним с точки зрения интересов и целей организации.

На основании определений терминов "структура" и "организация" понятие организационная структура (структура организации) интерпретируется как совокупность устойчивых отношений, характеристик организации, обеспечивающих ее целостность и тождественность самой себе (воспроизводимость характеристик во временных циклах), т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Структуризация отношений есть ничто иное, как процесс вычленения устойчиво воспроизводимых ее элементов и их качеств.

Организационная структура включает в себя множество подструктур материального, социального, экономического и иного свойства. Подструктуры разбиваются на элементы, в качестве которых в зависимости от целей и задач субъекта, выделяются: подразделения работники, действия и процедуры, оборудование, механизмы, коммуникации, документированные и устные информационные сообщения, элементы финансового потока, продукты производства и полуфабрикаты, правила организационного поведения и т.п. Свойства указанных элементов описываются характеристиками и показателями.

Для сравнения организационная структура - это множество элементов организации, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство.

Организационная система наиболее полно и достоверно описывается программными средствами, называемыми case-технологиями. Case-технологии широко применяются в системах ERP. Так, широко известная ERP BAAN, содержит технологию Orgware для комплексного описания бизнес-процессов и приведения в соответствие всех. В Orgware конфигурируются процессы предприятия, с описанием характеристик, подлежащих учету.

Существуют также описания систем и подсистем предприятий на основе экономико- математических моделей. Такие модели могут быть встроены в ERP системы. Первичной основой систем и структур (подсистем и подструктур) организации являются функциональные элементы и организационные функции (процедуры, операции и действия).

К функциональным элементам относятся отдельные работники, и их группы, подразделения. Функциональные элементы обладают качественными характеристиками, например, такими как: должностной статус, квалификация, положение в иерархической структуре, полномочия, правила исполнения процедур, производительность и др.

Функциональная структура определяется как совокупность устойчивых (циклически повторяющихся) операций и процедур, а также их связей, ориентированных на конечный результат, жизненно важный с точки зрения всей организации или ее отдельных частей.

Функционирование - это форма существования социально-экономических систем, внешнее проявление целесообразного поведения работников и подразделений. Поэтому изучение организации начинается с выявления ее функциональной структуры. Функционирование организации осуществляется посредством взаимодействия функциональных элементов.

Процесс функционирования состоит из элементарных действий, операций и процедур.

Действие - простейший элемент поведения члена организации.

Операция - совокупность действий, объединенных общим результатом.

Процедура - совокупность операций, ориентированных на решение одной из задач организации.

Совокупность повторяющихся элементарных действий, операции или процедур, ориентированных на результат, являющейся неизменной целью организации или ее составной частью, называется организационной функцией.

Организационная функция - это специфическая характеристика деятельности организации, сохраняющая свое назначение независимо от ее размеров, технологии, форм и средств ее реализации. Например, функция бухгалтерского учета выполняет целый отдел сотрудников на большом предприятии с использованием средств автоматизации, и одним человеком на ИЧП. Меняются формы исполнения цели и содержание функции почти одинаковы.

Гипотетическая организационная модель - организационная система, состоит из функциональных элементов, связанных друг с другом посредством технологии функционирования.

Под технологией функционирования (зарубежный аналог термина - бизнес-процесс) понимается институционально предписанный порядок, правила, организационного поведения - взаимодействия элементов организационной системы. Технология функционирования отображает предписанный порядок, структура функционирования, если она объективно составлена отображает реальное распределение действий, операций и процедур. Если организация не имеет предписанной технологии, она функционирует согласно сложившемуся укладу (традиции). Это происходит из-за неспособности руководителей организации или описать, утвердить и применить порядок функционирования, или этот порядок не охватывает все элементы функциональной структуры. Обычно в организации существует симбиоз между укладом и технологией.

Различия между реальным функционированием и предписанной технологией предопределены постоянным изменением влияния внутренних и внешних факторов на деятельность организации, что практически не позволяет написать технологию функционирования на все случаи жизни.

Функционирование инициируется входящими материальными, финансовыми, информационными потоками, а также состояниями, определяемыми движением этих потоков внутри организации. Элементы этих потоков имеют траекторию движения и преобразования согласно принятой технологии функционирования или сложившегося уклада.

В процессе обработки этих потоков функциональные элементы входят в отношения друг с другом, проявляя при этом присущие им системно-организационные свойства: производительность, квалификацию, инициативность, функциональные, должностные, информационные, коммуникативные и проблемные предпочтения.

Свойства функциональных элементов, находясь в отношениях и пропорциях друг с другом, предопределяют качество работы организации и степень достижения ее целевого результата.

Очевидно, что цель организации заключается в достижении оптимальных количественных и качественных пропорций между элементами и их свойствами, обеспечивающими желаемое значение показателей конечного результата (целей). Цели организации имеют иерархическую структуру и зависят от ее долгосрочной стратегии.

Целевые результаты прямым или косвенным образом формируются под влиянием реальных характеристик организационной структуры (внутренние факторы) и внешних факторов.

Расширительное толкование определения понятия "организация" позволяет отнести к внутренним факторам такие, как: организационное устройство, включая: порядок функционирования, скорость прохождения информации, численность и определение персонала по функциональным элементам или группам, распределение ответственности, стимулирование, квалификация кадров, зарплата персонала, устанавливаемые цены на собственную продукцию, эффективность технической политики, распределение ресурсов между подразделениями, стратегия развития и т.д. К внешним следует отнести цены на сырье и материалы, цены конкурентов на аналогичную продукцию, налоги, законодательство, форс-мажерные обстоятельства и другие. Изучение соответствия организационных характеристик выбранным целям, выработка и воплощение стратегии изменения этих характеристик относится к функции управления.

Управление - это функция организации по решению проблем. Если проблем и отклонений не возникает, имеет место функционирование согласно технологии или сложившемуся укладу.

Управление возникает, когда руководитель принимает решение в нестандартной ситуации, например, разрабатывается новый порядок отношений, для преодоления проблемной ситуации.

В связи с этим технология функционирования определяется как предписанный порядок ведения дел, а технология управления (система управления) как совокупность методов выработки решения проблем и создания новых технологий функционирования и подструктур организации. Обе технологии относятся к системе функционирования и осуществляются функциональными элементами - работниками и подразделениями.

Поток элементов (информационные сообщения, продукты и полуфабрикаты, денежные потоки, потоки работ, состояния), следуют через "каналы" и "посты", которые формируют сеть бизнес процессов.

Функциональные элементы связаны двумя пересекающимися подструктурами: технологией функционирования и административной структурой.

Административная структура определяет положение работников и подразделений по специализации и административным иерархическим уровням.

Административная структура - изобретение, предназначенное для создания приоритетов в управлении, коррекции технологии в нестандартных ситуациях. В тех организациях, где технология не определена или существует как формальность, а функционирование осуществляется по негласно действующим правилам - традициям (укладу), которые меняются без всяких институциональных санкций по мере производственной необходимости, существует опасность противоречий между меняющейся структурой функционирования и жесткой административной структурой. Последняя, в ряде случаев, превращается в тормоз для поддержание жизнедеятельности организации.

Технология функционирования и административная структура два институциализированных инструмента, предназначенных для адаптации внутренних характеристик организации к внешним условиям (факторам). Нарастание противоречий между ними с одной стороны и структурой функционирования, с другой ведет к неопределенности - хаосу. Там, где хотят понизить уровень этих противоречий, эти подструктуры приводят в соответствие, то есть занимаются управлением - структурно- функциональной настройкой организации.

Структурно-функциональная настройка организации - это управление решением проблем. Проблемой в данном контексте называется нежелательное, с точки зрения целей и задач организации, отношение/ия между ее элементами и процессами; например: вакантные функции, функциональные диспропорции, недостаточность или превышение прав должностных лиц, поломки оборудования, низкая зарплата квалифицированных сотрудников и множество других обстоятельств.

Управление решением проблем содержит пять основных функции, увязанных в повторяющихся циклах: контроль, учет, анализ, планирование, регулирование. КОНТРОЛЬ - соизмерение реального положения вещей с планом.

Учет - регистрация и отображение деятельности в показателях, характеризующих состояние функционирования и его результатов в учетных документах и базах данных.

Анализ - функция исследования динамики изменения внутренних и внешних факторов (регистрируемых посредством функции учета) и их влияния на целевые результаты. Анализ включает в себя исследование возможных вариантов деятельности и развития организаций для вероятных сочетаний внешних и внутренних факторов. Такой анализ называется прогнозированием.

Планирование - отображение в предполагаемых процессах, технологиях, показателях и создаваемых условиях будущее наиболее вероятное и наиболее выгодное состояние организации. Планирование - это интегрирующая деятельность, направленная на достижение максимальной общей эффективности организации, как системы, в соответствии с ее целями.

Процесс анализа и планирования на основе прогнозов называется принятием решений.

Процесс планирования - первый шаг к изменению системы или реализации нововведений.

Планы имеют иерархическую структуру:

• Общие(крупные)программы;
• Проекты;
• Специальныепрограммы;
• Детальные планы.

Стратегические планы касаются вопросов фундаментального изменения или расширения состава продукции, изменения технической экономической или кадровой политики. Реализация разработанных планов обеспечивается функцией регулирования.

Регулирование - согласование работ и ресурсов в реальном режиме времени, для достижения целей, определенных показателями и сроками, установленными планом.

На предприятиях с высокой степенью организованности процесс регулирования осуществляется в рамках установленной технологии. Если технологии функционирования не существует, то есть правил и стандартов поведения нет, процесс регулирования превращается в управление, которое, подчас, выполняется без анализа и прогнозирования, то есть становится доморощенным творчеством со всеми вытекающими последствиями для интересов организации.

Чем выше степень организованности, тем большая часть функций выполняется в штатном режиме согласно стандартам, меньше нештатных ситуаций и меньше аврального управления.

Список литературы:

1. БСЭ, издание 3;
2. Акофф Р. Планирование будущего корпораций. М.: Прогресс. 1985 г. 327 с.;
3. Алаев Э.Б. Социально-экономическая география. М:- Мысль, 1983, - 290с.;
4. Лопатников Л.И. Краткий экономико-математический справочник. М:- Наука, 1987, - 509 с.;
5. Гвишиани Д.М. Организация управления. М:- Наука, 1972, - 536 с.;
6. Гурней Б. Введение в науку управление. М:- Прогресс, 1969, - 360 с.;
7. Джонсон Р., Каст Ф. Системы и руководство (теория систем и руководство системами) 2 изд. Дополненное М. Сов.радио 1971г. 648с.;
8. Евенко Л. И. Организационные структуры управления промышленными корпорациями США (теория и практика формирования). - Москва: Наука, 1983, 350 с.;
9. Мильнер Б.З., Евенко Л.И., Раппопорт В.С. Системный подход и организация управления М.: Экономика 1983 гг. 224 с.;
10. Овсиевич Б.Л. Модели формирования организационных структур. Л:- Наука 1979, - 159 с.;

Бармаков Б.П., к.э.н.